Redes sociales en mi empresa, ¿Aliado o enemigo?
En la actualidad existen numerosas redes sociales y dispositivos de comunicación, tantos que terminamos inmersos en un mundo de “inmediatez” en el que esperamos estar enterados de todo de forma inmediata, así como también recibir inmediatamente respuesta o tener conversaciones con nuestras amistades (o desconocidos) en todo momento.
Esto motiva una sobre-atención a los dispositivos de comunicación, en cualquier sitio (no solamente en el trabajo), sin embargo es precisamente en el trabajo donde más puede ser preocupante ya que esta distracción puede suponer una pérdida o baja de productividad.
Sin embargo las redes sociales e Internet en general, no solo impacta a nuestra empresa desde el punto de vista de si los empleados entran o no a estas en su tiempo laboral, vienen a impactar en muchos otros sentidos que pueden resultar en un daño o en un beneficio dependiendo de como se afronte y que medidas tomemos en la empresa frente a esta nueva realidad, tanto dentro como fuera del ciber-espacio.
El uso de las redes sociales dentro de la empresa:
Uno de los requerimientos más usuales cuando instalamos un sistema en una empresa es el evitar por medios tecnológicos que los empleados puedan acceder a las redes sociales desde la empresa, lo cual no es tan sencillo como puede parecer, ya que requiere no solo de Software sino también de Hardware especializado, y aún así, un empleado que quiere y desea profundamente ingresar a revisar su “face” o enviar un “tweet”, finalmente encuentra la forma de hacerlo.
Previo a entrar de lleno a revisar los efectos y tipos de prohibiciones que se pueden llevar a cabo del acceso a las redes sociales, tenemos que revisar que dentro de toda organización hay distintos tipos de puestos y estos son ocupados por personas con un distinto nivel de compromiso hacia la empresa, por lo que el efecto en cada tipo de puesto y nivel de compromiso cambia al realizar la prohibición del uso de las redes sociales.
En la siguiente tabla vemos el uso típico e impacto de las redes sociales dependiendo del tipo de puesto y nivel de compromiso.
| Tipo de puesto | Comprometido | Compromiso medio | Solo cumple |
| Directivos: Personal con responsabilidad directiva y de toma de decisiones. | El uso común de las redes sociales generalmente involucra a los mismos objetivos de la empresa, tiene la ventaja de que trabaja como comunity manager de forma simultánea, el uso de las redes sociales en lugar de entorpecer su trabajo, se constituye como una herramienta más dentro del logro de sus resultados.Clase A | Utiliza las redes sociales en un sentido mucho más personal, sin embargo las utiliza en tiempos libres o las revisa de forma esporádica en su horario laboral, por lo que no son una causa de baja en su productividad.Clase A | Utiliza las redes sociales de forma completamente personal y las utiliza durante más de la mitad de su horario, al no tener una supervisión continua, por lo general merma en sus resultados o de hecho termina por evitar cualquier resultado de una forma contundente.Clase C |
| Gerencial: Personal con responsabilidad de supervisión y logro de resultados. | Emplea las redes sociales para coordinar esfuerzos entre su equipo de trabajo, así como para conocer mejor a las personas con las que trabaja, su uso está regulado por el tiempo del que dispone para estas actividades de coordinación.Clase A | Emplea las redes sociales para su uso personal, sin embargo, limita su uso a unos cuantos accesos esporádicos durante su horario laboral.Clase B | Las usa de forma personal e invierte más de la mitad de su horario laboral en la atención de estasClase C |
| Atención al público intensiva: Esta ubicado en lugares de alto tráfico y debe de atender a numerosas personas, por ejemplo, personal de piso en una tienda concurrida, atención de ventanilla. | Aún con un alto compromiso, el uso de las redes sociales durante su horario laboral, compromete seriamente su función.Clase D | Utiliza las redes sociales aún que se supone que no lo debe de hacer y tarda más de 10 seg. después de que ocurre un evento en el que debería de haberlas dejado de usar (por ejemplo, el arribo de un cliente).Clase B | Utiliza las redes sociales de forma habitual y les da más importancia que a la persona que espera su atención.Clase D |
| Atención al público no intensiva: Realiza atención al público de forma esporádica, por ejemplo recepcionistas nocturnos. | Emplea las redes sociales, para distraerse durante el tiempo que no hay otras actividades, sin embargo, tiene la capacidad de suspender inmediatamente su uso, en caso de surgir un evento laboral que requiera su atención.Clase A | Utiliza las redes sociales por amplios periodos de tiempo y en caso de que ocurra un evento laboral que requiera su atención tarda más de 20 seg. en dejar de usarlas.Clase D | Les da prioridad a las redes sociales por encima de sus actividades laborales.Clase D |
| Creativo: Por ejemplo, programadores, diseñadores, webmasters, publicidad. | Utiliza las redes sociales para coordinación con su equipo de trabajo y crea lazos de apoyo a través de esta, las utiliza de forma esporádica entre 6 y 7 ingresos en su turno de trabajo en tiempos menores a los 10 min. y generalmente les permite concentrarse mejor posterior al tiempo de “distracción”.Clase A | Utiliza las redes sociales para uso personal, con un uso mayor a la cuarta parte de su horario laboral.Clase B | Utiliza las redes sociales por periodos que superan la mitad de su horario laboral.Clase E |
| Ventas por medios remotos: Realizan ventas a través de Internet, teléfono, visitas al cliente, ejecutivos o representantes de ventas. | El uso principal que les da a las redes sociales es para ampliar su red de contactos y mantenerse al día de información crucial para su labor.Clase A | idem creativo. | idem creativo. |
| Ventas de piso: Realizan las ventas directamente en una tienda y deben de atender directamente al público. | Utiliza las redes sociales durante los tiempos en los que no hay clientes, sin embargo, tiene la capacidad de suspender su uso de forma inmediata cuando un cliente ingresa al establecimiento.Clase B | idem atención al público intensiva. | idem atención al público intensiva. |
| Mantenimiento: Realizan labores de mantenimiento y/o reparaciones, por ejemplo, mecánicos, encargados de mantenimiento etc. | Utiliza de forma moderada las redes sociales con un par de accesos al día, mantiene una red de contactos de la misma profesión con los que intercambia dudas y recibe y da apoyo de las técnicas de reparación de los distintos modelos de dispositivos con los que trabaja.Clase A | Utiliza las redes sociales para su uso exclusivamente personal por periodos de tiempo limitados, generalmente al ingresar o cerca de los horarios de comida y/o salida.Clase B | Utiliza las redes sociales de forma exhaustiva, para su uso personal por un periodo de tiempo que excede una cuarta parte de su horario laboral.Clase E |
| Contabilidad, contraloría: Llevan la contabilidad y son responsables de ella. | Utiliza las redes sociales para sostener la comunicación entre su equipo de trabajo y colegas, recibe y da consejos y asesoría respecto a las situaciones que enfrenta, por lo que ingresa con frecuencia a las redes sociales y las emplea de forma productiva.Clase A | idem gerencial. | idem gerencial. |
| Secretarias, recepcionistas: Apoyan a ejecutivos en sus funciones o se encuentran en la recepción de las oficinas. | Realizan una importante función de comunity manager, a través de las redes sociales, las emplea también como medio de comunicación interno de la empresa de forma general las usa de forma exhaustiva, sin embargo, el uso que hace de estas aporta a la empresa.Clase A | idem creativo. | idem creativo. |
| Estibadores, almacenistas: Se encuentran en los almacenes y se encargan de la organización y/o distribución de mercancías. | Ingresan de forma esporádica a las redes sociales, en breves periodos al ingresar, periodos de descanso y cerca de su salida de trabajo, no las emplean durante los periodos de trabajo, debido a que necesitan de tener su atención de forma completa en sus actividades.Clase B | Ingresan a las redes sociales durante sus periodos de trabajo, sin embargo, lo hacen de forma intermitente y en periodos breves de tiempo.Clase B | Ingresan a las redes sociales a menos que se le indique de forma explicita que no lo haga.Clase E |
| Auxiliares administrativos, contables: Personal de oficina que no cuentan con un alto grado de responsabilidad. | Utilizan las redes sociales para la coordinación con sus compañeros de trabajo, de forma esporádica con algunos accesos esporádicos en el transcurso del día.Clase A | idem creativo. | idem creativo. |
| Limpieza: Personal que realiza la limpieza en las instalaciones. | Idem estibadores y almacenistas.Clase B | idem estibadores. | idem estibadores. |
De acuerdo a la clase en la que se encuentre cada uno es conveniente el restringir el acceso a las redes sociales (o no hacerlo).
Así mismo el restringir el acceso a las redes sociales puede tener tanto efectos deseables como indeseables, los cuales se expresan en la siguiente tabla.
| Clase | Nivel de acceso | Efectos deseados | Efectos indeseables |
| Clase A | Se le debe de permitir un acceso total a las redes sociales, además de asegurar una infraestructura de redes y acceso a Internet que les permita hacerlo de una forma eficiente. | No es conveniente ningún nivel de prohibición, es decir no tiene ningún efecto deseable el prohibir o limitar su acceso a las redes sociales. | Reducen su productividad, además de que produce resentimiento laboral y de hecho puede afectar la relación laboral. |
| Clase B | El prohibir el acceso no beneficia a las actividades de la empresa, así como el permitirlo tampoco lo hace, es decir que un acceso permitido es posible. | Reduce de forma poco significativa las distracciones en el trabajo. | Puede afectar la moral del empleado, sin que la reducción de las distracciones compense los efectos indeseables. |
| Clase C | Se limita el acceso por medio del reglamento de la empresa, sin llegar a restricciones tecnológicas. | Se cuentan con los elementos legales para en caso de detectar abuso, se pueda proceder con suspensiones o ceses laborales por este motivo, sin tener que realizar fuertes inversiones en equipo para lograrlo. | Se pueden incrementar las fricciones internas en el trabajo, lo que puede afectar el clima laboral, los empleados pueden realizar el acceso sin restricciones reales. |
| Clase D | Se limita el acceso por medio de restricciones tecnológicas suaves, es decir restricciones en los navegadores o a nivel de sistema operativo de forma individual en los equipos. | Tiene un bajo costo de implementación, reduce las distracciones laborales. | Es relativamente fácil que los vuelvan a habilitar, lo que conlleva a requerir asesoría continua para volverlos a deshabilitar. |
| Clase E | Se limita el acceso de forma determinante por medio del uso de dispositivos especializados, como routeadores especiales para este fin, inhibición de señal celular entre otras acciones restrictivas. | Se evitan distracciones que pudieran ser potencialmente peligrosas para la integridad de las personas.Se evita que las personas violen los candados de protección. | Es costoso por lo general, requiere de equipo y de configuraciones, especiales así como de asesoría especializada. |
De tal forma que no siempre es conveniente el restringir el acceso a las redes sociales, es conveniente evaluar los beneficios y las consecuencias que trae la prohibición de las redes sociales en la oficina.
Así como también es posible el utilizar la observación de uso de las redes sociales como un termómetro de compromiso del personal, permitiendo y observando su uso, excepto claro en los casos en los que su uso puede llevar a un riesgo de lesión física.
Sin embargo el uso de las redes sociales por parte de los empleados es uno de los impactos menores que tienen estas en las empresas y afectan (o benefician) a empresas de cualquier tamaño, por lo que pronto les traeremos un nuevo artículo acerca de estos otras consecuencias que tienen hacia nuestra empresa.
Como conclusión queda decir que si un empleado tiene un bajo nivel de compromiso, si no encuentra distractores en las redes sociales, las buscará por otros medios, teléfono, charlas, visitas excesivas a la cafetería entre otros, así que es momento de en lugar de evitar a toda costa su uso, aprender a convivir con ellas, tanto dueños, directores, gerentes, supervisores y empleados.
